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Mehr als Notizen — Evernote

Version vom 14. April 2022
Lesezeit: 4 Minuten
Kategorie: ,
Dinge zu notieren und Dokumente zu speichern ist einfach. Aber die gewünschte Information finden, wenn sie gebraucht wird und zwar schnell — da wird‘s spannend. Evernote hilft beim Erfassen und Finden von Informationen.
Inhalt

Mit Notizen geht es mir oft so: schreiben, vergessen. Also nicht nur vergessen, wo ich etwas notiert habe, manchmal sogar dass ich etwas notiert habe. Und dann kommt der Moment wo ich denke: „Das hatte ich mir doch aufgeschrieben!?“

Jetzt geht das Suchen los. Klebezettel entwirren. Notizblock rückwärts blätternd durchstöbern. Zerknülltes Papier glatt streichen und enttäuscht wieder entsorgen. Die rum liegenden Briefumschläge durchforsten. Irgendwann innehalten und überlegen, was ich denn eigentlich finden will... Du kennst das?

Okay, ich gebe zu: ich benutzen keine Klebezettel. Notizen, die ich auf Papier (oder herumliegenden Umschlägen) mache, werden unmittelbar mit dem Handy eingescannt (z. B. nach einem spontanen Telefonat). Und dank iPad mit Apple Pencil ist mein Notizblock baumschonend digitalisiert.

Also kurz: ich versuche das Notiz-Chaos von vorne herein zu vermeiden. Doch selbst wenn ich es schaffe, dass alle Notizen digitalisiert sind, bliebe das Problem, die verschiedenen Notiz-Formen an einem zentralen Ort zu speichern, an dem ich sie jederzeit wieder finden kann. Und hier kommt Evernote ins Spiel.

Synchronisieren und organisieren

Evernote synchronisiert zwischen deinen Geräten automatisch Quelle: Evernote
Auf all deinen Geräten synchronisiert

Es kann jederzeit und überall passieren, dass du eine Information aus Notizen benötigst. Und wer weiß schon, wann und wo deine nächste packende Idee dich überfällt? Wie praktisch ist es dann, dass Evernote immer dabei ist. Egal ob PC, Laptopcomputer, Tablet oder Handy — Evernote läuft überall (Windows, Mac OS, Android, iOS). Alle deine Evernote-Installationen werden automatisch im Hintergrund synchronisiert.

Wenn du mal vorübergehend kein WLAN oder Mobilfunknetz hast, ist das auch kein Problem, dank Offline-Zugriff. Und selbst wenn du mal an einem fremden Gerät arbeitest, brauchst du nur ein Browserfenster zu öffnen, und schon steht dein digitaler Aktenschrank für dich bereit (dafür ist natürlich eine bestehende Internetverbindung nötig).

Suche in PDF und Dokumenten

Die größte Sammlung von Notizen und Dokumenten nützt nichts, wenn du die Infos nicht schnell wieder finden kannst. Hier zeigt Evernote eine seiner Stärken: Die Suche.

Die Suchfunktion in Evernote ist extrem gut. Die Suchergebnisse stehen sehr schnell zur Verfügung. Es dauert auch bei großem Datenmengen nicht lange, bis du gefunden hast, wonach du suchst. Hierbei entdeckt Evernote auch dann relevante Inhalte, wenn sich der Text in PDF oder Bildern befindet! Ja, Evernote kann Texte in Bildern, gescannten Visitenkarten erkennen (OCR) und handschriftliche Notizen durchsuchen! So entdeckst du wirklich alles, was du irgendwann mal in dieses elektronische Gedächtnis gespeichert hast.

In Evernote Premium und Business sind verschiedene Dokumententypen durchsuchbar:

  • PDF Dateien
  • Office-Dokumente
  • Bilder
  • Präsentatinen
  • gescannte Unterlagen

Erweiterte Suchoptionen

Um die Menge an Suchergebnissen zu redizieren stehen Suchfilter zur Verfügung. So können Stichwörter (Tags), Datum und sogar der Ort an dem die Notiz erfasst wurde genutzt werden, um die Suche einzuschränken.

Aus Suchbegriffen lassen sich Favoriten erstellen. So hast du noch schneller Zugriff auf häufig benötigtes Wissen.

Evernote Mobile AppQuelle: Evernote
Evernote auf dem Smartphone

Suche in handschriftlichen Texten

Wie bereits erwähnt kann Evernote von Hand geschriebenen Text erkennen (zum Zeitpunkt der Niederschrrift in 11 Sprachen).

So findest du Infos wieder, die sich verstecken zum Beispiel in

  • handschriftliche Notizen
  • Fotos von Whiteboards
  • Klebezettel
  • ToDo-Listen
  • Visitenkarten

die du in Evernote als Bild hochgeladen oder gescannt hast.

Dokumente einscannen

Dokumente Scannen mit EvernoteQuelle: Evernote
Dokumentenscanner von Evernote

In Evernote eingebaut ist eine Scan-Funktion ("Dokument scannen"). Du brauchst also keine extra App zu auf deinem Smartphone zu installieren, um Dokzmente zu digitalisieren.

In einem Handgriff hast du alles digitalisiert, was sonst schnell mal verloren wäre: Visitenkarten, Klebezettel, Postkarten, Quittungen, Bedienungsanleitungen, Speisekarten, das Etikett deines Lieblings-Weins und alles was dir sonst noch vor die Linse kommt.

Webclipper

Evernote Webclipper in actionQuelle: Evernote
Der praktische Evernote Webclipper

Kommen wir zu einem weiteren Leckerbissen, dem Evernote Webclipper. Während du im Web unterwegs bist entdeckst du immer wieder Informationen, die später wieder nützlich sein können. Baue jetzt ganz einfach deine Wissensdatenbank auf und integriere Lesezeichen zu allen Wissenswerten Quellen.

Der Webclipper integriert sich in den Browser und erlaubt mit wenigen Klicks Screenshots, ganze Seiten oder auch nur relevante Abschnitte einer Seite abzuspeichern. Beim Erstellen eines Website Screenshot kannst du Markierungen und Kommentare hinzufügen und wichtige Passagen hervorheben. Die Schlagwort-Funktion von Evernte hilft beim Kategorisieren und späteren durchstöbern deiner Sammlung.

Das ist viel besser als einfach nur Lesezeichen im Browser zu speichern!

Integration mit anderen Apps

Ein wichtiges Kriterium bei der Digitalisierung deines Unternehmens ist die kluge Integration der verwendeten Tools und die Verknüpfung verschiedener Programme.

Es stehen viele sinnvolle Evernote-Integrationen zur Verfügung. So ist es möglich, Evernote in deine E-Mail Kmmunikation einzubinden. Dazu existieren Add-ons für GMail und Outlook. Weitere Integrationen existieren für Salesforce, GoogleDrive, Slack und Microsoft Teams.

Darüber hinaus integrieren viele weitere Anbieter ihre Apps über die Entwickler-Schnittstelle von Evenote oder Zapier.com. Dazu gehört zum Beispiel die Mail App Spark, Asana, ClickUp und viele mehr.

Fazit

Evernote ist wunderbar einfach zu benutzen und gleichzeitig so mächtig. Die unschlagbare Suchfunktion zum wiederfinden längst verlorener Erinnerungs-Schnippsel spart eine Menge Zeit. Da Evernote schon so lange am Markt ist und bis heute konsequent weiterentwickelt und verbessert wird, hat es sich das Vertrauen von Millionen von Nutzern verdient. Mit Evernote holst du dir ein wertvolles Werkzeug in deine Toolbox mit dem du Zeit sparst und Sicherheit für deine wichtigen Daten gewinnst.

Als langjähriger Premium-Nutzer kann ich sagen, dass es bisher keine andere Notiz-App geschafft hat, Evernote auch nur annähernd das Wasser zu reichen. Wer viele Infos sammeln und schnell wieder finden möchte, ist hier bestens aufgehoben.

Hinweis: Die Basis-Version von Evernote ist kostenlos. Manche der hier beschriebenen Funktionen erfordern die kostenpflichtige Premium oder Business Version von Evernote.

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