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Tipps zur Digitalisierung für KMU und Selbständige

Version vom 14. April 2022
Lesezeit: 4 Minuten
Kategorie: 
Die Recherche zu Digitalisierung und digitale Transformation ist oft mühsam. Dieser Artikel bietet Inhabern von KMU und Selbständigen einen leichten Einstieg in das Thema.
Inhalt

Der Begriff Digitalisierung oder die damit in Zusammenhang stehende digitale Transformation bereitet vielen Selbstständigen und Unternehmern Kopfzerbrechen.

Auch die Bezeichnung Industrie 4.0 ist ein Begriff aus dem sich keine konkreten Strategien ableiten lassen.

Bei der Recherche zu Digitalisierung und digitale Transformation ist man oft mit einer Menge von Artikeln konfrontiert, die sehr unspezifisch formuliert und oft viel Marketing Wording beinhalten. Das macht es nicht gerade leicht, sich als Inhaber eines kleinen Unternehmens oder als Selbständiger mit dem Thema auseinander zu setzen.

Die 5 größten Hürden der digitalen Transformation

Im ZSCALER State Of Digital Transformation Report 2019 und 2020 wurden die folgenden fünf größten Hürden für Unternehmen in Deutschland identifiziert.

20192020
Sicherheit26%46%
Komplexität11%43%
Fehlendes Fachwissen14%41%
Bestehende Verpflichtungen für lokale Lösungen12%39%
Kosten8%37%

Interessant ist, dass sich die Zahlen für 2020 stark geändert haben. Vielleicht liegt das an der mittlerweile von den Unternehmen gesammelten praktischen Erfahrung?

Wie der analoge Ochs vor’m digitalen Berg?

Für die meisten Selbstständigen und Inhaber kleiner Unternehmen gehört es nicht zum Tagesgeschäft, sich Gedanken über die Veränderung der IT des Unternehmens zu machen. Vielmehr konzentriert man sich auf die Bewältigung der Arbeitslast: Kundengewinnung und das Bearbeiten vorhandener Aufträge.

Vielen Selbständigen dämmert, dass sich das in Zukunft ändern muss. Die Begriffe "digitaler Wandel" und "digitale Transformation" tragen schon die Bedeutung einer kontinuierlichen Veränderung in sich.

Es ist absolut verständlich, dass sich aus diesem Szenario Ängste und Befürchtungen ergeben. Deshalb gilt es, keine Zeit mehr zu verlieren und Schritte zu unternehmen, um sich bei der Idee des technischen Wandels zunehmend sicherer zu fühlen.

Wo fängt man mit der Digitalisierung in kleinen Unternehmen an?

Auch wenn man nicht zu lange zögern darf, ist es gefährlich die Dinge zu überstürzen. Aktionismus ist das falsche Mittel, um einen sinnvollen Prozess des digitalen Wandels im eigenen Unternehmen einzuführen.

Analyse des Ist-Zustands

Bevor man nach Lösungen sucht, braucht man einen Überblick über die zu lösenden Probleme. Deshalb solltest Du den jetzigen Stand deines Unternehmens analysieren. Was gehört zu der Ist-Analyse? 

  • Welche Prozesse (Abläufe) existieren überhaupt?
    Jeder Prozess sollte schriftlich erfasst und möglichst ausführlich dokumentiert sein. 
  • Kommunikationsformen (intern und extern)
    Welche Wege nimmt eine Information? Welche Mittel oder Technologien werden jeweils genutzt – E-Mail, Telefon, Fax, WhatsApp, Formular auf Internetseite und so weiter?
  • Eingesetzte Software dokumentieren
    Jede Software und jeder Internet-Dienst sollte dokumentiert und mit einer Erklärung zum Zweck der Nutzung versehen sein. Wichtig: Zugangsdaten haben in dieser Dokumentation nichts zu suchen!

Dokumentation ist wichtig!

Auch wenn du dein Unternehmen allein betreibst hast du Prozesse, an die du dich hältst. Erstelle die Prozess-Dokumentationen am Besten so, dass eine dritte Person den Prozess sofort verstehen und selbst durchführen kann.

Während Du diese Ist-Analyse durchführst, werden Dir bestimmt Dinge einfallen, die schon länger ein Problem darstellen, nur unzureichend funktionieren oder immer wieder zu lange dauern. Notiere Dir diese Einfälle parallel in einem gesonderten Dokument.

Warum ist es wichtig das alles aufzuschreiben? Du erhältst nur so einen umfassenden Überblick und wirst überrascht sein, wie viele Ideen zur Verbesserung und Optimierung du dabei entwickelst.

Des Weiteren brauchst du diese Dokumentation in Zukunft, um zum Beispiel Mitarbeiter an Prozesse heran zu führen, einem Berater einen schnellen Überblick zu geben und fortlaufend dein Unternehmen zu optimieren.

Auch wenn es vielleicht erst mal keinen Spaß macht – der Nutzen wird sich schnell zeigen und der Aufwand zahlt sich aus.

Wo willst Du hin - Ziele der digitalen Transformation definieren?

Vergiss nicht, deine Ziele zu definieren. Ohne klares Ziel kannst du später den Erfolg nicht beurteilen. 

  1. Planung: Was will ich bis wann erreichen?
  2. Priorisierung: Welchen Bereich meiner Firma muss ich zuerst digitalisieren, um den größten Nutzen zu erzielen?
  3. Blocker identifizieren: Welche Hindernisse blockieren den digitalen Wandel in meinem Unternehmen (Unsicherheit, fehlendes Fachwissen, Sicherheits-Bedenken)?

Auch wenn du in dieser Phase die Blocker identifizierst: Denke bei der Festlegung der Ziele nicht an technische Hindernisse, fehlendes Fachwissen oder Details der Umsetzung! Vergiss in dieser Phase die Technik! Schreibe deine Vision auf.

Digitalisierung im KMU funktioniert nur wenn die Mitarbeiter mit machen

Es ist nicht selten, dass die Einführung geänderter oder neuer Prozesse sowie neuer Software an fehlender Akzeptanz im Team oder bei den Mitarbeitern scheitert.

Das wäre katastrophal und würde deine Vorarbeit und eventuell getätigten Investitionen zunichte machen.

Fast niemand mag Veränderungen. Schon gar nicht, wenn sie "von oben" diktiert werden und der Sinn nicht verstanden wird. 

Hast du Mitarbeiter, Teamleiter oder leitende Angestellte, so identifiziere die Personen, die Schlüsselpositionen einnehmen. Sie können dich frühzeitig durch Ideen und später bei der tatsächlichen Einführung unterstützen. Nutze deren Fachkompetenz und höre dir an, wo es Potential zur Verbesserung gibt.

Digitale Transformation im eigenen Unternehmen einleiten

Nach der Ist-Analyse und Zieldefinition ist es Zeit, sich die identifizierten Blocker vorzunehmen. Möglicherweise möchtest du dich in gewisse Bereiche einlesen. Nutze dazu Fachliteratur und suche dir gute Online-Seminare. Sei vorsichtig bei "Fachmagazinen". Diese Quellen sind oft Werbung für bestimmte Lösungen. Was du aber zu diesem Zeitpunkt brauchst, ist ein Überblick vorhandener Möglichkeiten - ohne Fokus auf spezielle Anbieter und Hersteller.

Wenn du im Internet recherchierst, achte darauf, dass du nicht der Werbung von Software-Anbietern auf den Leim gehst. Viele Software-Anbieter versprechen (zu) viel und überschütten mit langen Funktions-Listen. Auf Basis dieser werblichen Informationen sollte man keine Entscheidungen treffen.

Es kann helfen, sich auszutauschen. Vielleicht kennst du andere Unternehmer, denen es gelungen ist, digitale Prozesse in der Firma umzusetzen oder mit einer bestimmten Software Erfahrung gesammelt haben.

Entscheide dich nicht zu früh für eine Lösung. Intensive Tests der in Frage kommenden Software auf Basis der eigenen Prozesse und des eigenen Bedarfs sind unverzichtbar.

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