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Wie du dein Kleinunternehmen durch Automatisierung optimierst

Version vom 11. April 2022
Lesezeit: 3 Minuten
Kategorie: 
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens, als Selbständiger oder Entrepreneur musst du in viele Rollen schlüpfen.
Inhalt

Einleitung

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens, als Selbständiger oder Entrepreneur musst du in viele Rollen schlüpfen.

Manche davon machen riesigen Spaß, andere sind nerviger Kleinkram, den man so lange wie möglich aufschiebt. Es kann wirklich anstrengend sein, immer am Ball zu bleiben mit den Aufgaben in Kundengewinnung (Marketing), Buchhaltung, Projektmanagement, Verkauf und Kundenpflege (Support).

Wir alle haben nur 24 Stunden pro Tag und auch wenn man sein die Selbständigkeit liebt, ist es doch am Besten, wenn man sich um das Wachstum des eigenen Unternehmens kümmern kann, statt den kleinen Aufgaben hinterher zu hecheln - oder?

Sußerdem willst Du Kundenerwartungen erfüllen und Kundenzufriedenheit steigern: individuelle automatisierte Prozesse machen genau das möglich

Was bei großen Fluggesellschaften, bei Amazon und anderen großen Unternehmen Standard ist, prägt die Erwartungshaltung auch unserer Kunden.

Deshalb ist Automation auch in klein- und mittelständischen Unternehmen ein wichtiger Wettbewerbsfaktor.

Zum Glück gibt es heute viele erschwingliche Software-Werkzeuge (Tools) mit denen immer wieder kehrende Aufgaben automatisiert werden können.

Ich habe Dir einige dieser Tools für verschiedene Geschäftsbereiche herausgesucht. Es gibt eine Unmenge an Möglichkeiten. Aber ich versuche, Dir hier bezahlbare Lösungen vorzustellen die sich auch leicht verwenden und integrieren lassen. 

Wo beginnt man mit der Automatisierung?

Zuerst muss man genau wissen, was automatisiert werden soll. Dazu sollte man genau dokumentieren, welche Arbeitsschritte bei der zu automatisierenden Aufgabe es gibt.

Bitte mach Dir die Zeit und überlege, welche Arbeiten Dir die meiste Zeit stehlen oder die du am wenigsten gern erledigst. Mache eine Liste. Dazu kannst du Stift und Papier verwenden, oder eine Tabellenprogramm am Computer (z. B. Excel, Numbers, Google Sheet oder ähnlich).

Geh nun jeden Punkt auf Deiner Liste durch. Überlege, welche Schritte im einzelnen nötig sind, um die gesamte Aufgabe zu erledigen (Teilaufgaben). Notiere Dir die einzelnen Schritte der Teilaufgaben und wie viel Zeit dich jeder Schritt kostet (am Besten in Minuten). Schreibe Dir ruhig die einzelnen Zeiten für jeden Schritt raus und summiere sie erst dann.

Wenn deine Liste fertig ist, sortiere die Arbeiten auf der Liste nach dafür nötigen Zeitauwand – und zwar in absteigender Reihenfolge. Die Aufgabe, die am meisten Zeit kostet, steht nun also an erster Stelle.

Jetzt ist herauszufinden, welchen Punkt Deiner Liste du zuerst angehen möchtest. Sei Dir darüber im Klaren, dass sich nicht alle Arbeiten gleich gut zur Automatisierung eignen. Aufgaben, die immer wieder den selben Abläufen folgen, sind am Besten zur Atomatisierung geeignet.

Suche also in deiner LIste nach folgendem: Eingabe von ähnlichen Daten/Informationen die einen oder mehrere eindeutige(n) Weg(e) nehmen und zu einem klar definierten Ergebnis führen.

Auch wäre es gut, die Komplexität am Anfang gering zu halten. Es kann schon viel bringen, wenn lediglich ein oder zwei Schritte eines Prozesses in Zukunft automatisch ablaufen. Wenn das erst mal klappt, dann man ja weitere automatisierte Prozesse einbauen.

Ein Beispiel: Landen die eingehenden Rechnungen und Belege für die Buchhaltung automatisch in einem Ordner auf der Festplatte ohne dass du sie wöchentlich oder monatlich aufwändig zusammen suchen musst, dann kann das schon eine Menge Zeit sparen und Nerven schonen.

Genau aus diesem Grund haben wir die Arbeiten auf der Liste in Einzelschritte zerlegt und mit Zeiten versehen. Du kannst so sehr schnell heraus finden, welche Teilprozesse sich einfach automatisieren lassen, auch wenn Teile des Prozesses (noch) manuelle Schritte erfordern.

Nachfolgend habe ich Dir einige Softwareoptionen zusammengestellt die dir bei der Automatisierung deines Geschäfts helfen können.

Cloud-Speicher

Geld, Finanzen und Steuer

Organisation und Projektmanagement

E-Mail Marketing

verlinkte Liste zu entsprechenden Blog Artikeln

Customer Relationship Management (CRM)

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Social Media Management

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Support und Kundenservice

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